A gestão de contratos e seus impactos na redução de custos

A importância da gestão de contratos na empresa vai bem além da necessidade da organização e do acesso a informações: ela tem impacto direto no processo de transparência e governabilidade, ou seja, entre o que foi previsto e o que foi realizado. O objetivo é deixar ético os processos diretos entre a empresa e seus vários parceiros, como fornecedores, clientes, funcionários diretos e indiretos, credores, bancos, entre outros. O impacto direto de uma boa gestão dos contratos assegura a redução dos custos de manutenção dos mesmos, propicia adequação dos melhores fornecedores e as melhores práticas de mercado, facilita a antecipação de correção de rota nos contratos não cumpridos, mitigação dos riscos, maior visibilidade dos acordos e, a consequência disso, é a obtenção de melhores ganhos e melhores parceiros comerciais.

Isso é comprovado por um estudo divulgado em 2010 pela Associação Nacional dos Gestores de Contratos, no qual 30% das corporações pesquisadas declararam que já tiveram perdas de até R$ 500 mil, ocasionadas por falhas na gestão documental.

Você já parou pra pensar, quanto da inteligência, dos acordos, dos jeitinhos ficam parados ou muitas vezes nas caixas de emails? Quanto tempo é desperdiçado para busca das informações, documentos ou mesmo a perda de prazos de execução e cobrança dos contratos? Quanto dinheiro é investido com advogados para leitura ou acerto de cláusulas contratuais, que poderiam estar num repositório já pré-aprovado e à disposição dos gestores? Estes são apenas alguns exemplos do que ocorre rotineiramente nas empresas e que podemos mudar.

Por sentirem o impacto diretamente no bolso, muitas empresas têm se conscientizado que o trabalho continua após a assinatura do contrato, especialmente, pelo desafio de estabelecer controles que deem segurança para análise continuada do ciclo de vida do documento.

Diante dos desafios de colher as análises e assinaturas, um software de gestão de contratos especializado possibilita desde um simples controle de prazos, ao mais complexo processo de pagamentos. Assim, é possível evitar perdas financeiras, manter o controle dos acordos efetuados e dos documentos em processo, efetuar baixas de processamento, identificar quem realiza determinada operação, quais as categorias de contrato e suas respectivas SLA’s de cumprimento. Uma solução eficiente ainda permite verificar se os documentos e regularização legais estão sendo cumpridas junto ao Estado e as políticas da empresa, quais são as cláusulas fixas e flexíveis para ajuste do contrato e qual o ciclo de aprovação, sejam eles de ordem técnica, fiscal, documental e financeira.

Em muitos casos existe a necessidade de integração dos departamentos jurídico e de suprimentos, além das demais áreas de negócios. Dessa maneira, é possível estabelecer um workflow para análise, negociação e aprovação de contratos, otimizando as etapas operacionais e com isso enquadrando a empresa num processo de governança corporativa.

A administração eficiente dos contratos só traz benefícios para a organização, além de facilitar o trabalho e a responsabilidade de todos os envolvidos. Com certeza, uma empresa vai economizar muito tempo e dinheiro se o seu sistema de gestão de contratos puder manter cláusulas ou templates fixos e já aprovados para realização de uma minuta contratual.

A gestão do contrato em si, ocorre de forma progressiva dentro da empresa, ou seja, ela pode ter seu início através de uma administração mais simples, visando apenas o cadastro dos contratos, de prazos, documentos, vencimentos e alçadas. Depois, segue para um cenário mais completo de CLM – Contract Lifecycle Management, que nada mais é que a Gestão do Ciclo de Vida do Contrato, que parte da solicitação da elaboração do contrato pelas áreas de apoio, como suprimentos e vendas, até a última etapa, geralmente o pagamento e recebimento dos valores associados ao escopo do contrato.

O CLM, em muitos casos, está associado à gestão dos fornecedores, capacidade técnica, certidões, adequação às normas e ISO, entrega de mercadorias, adequação às políticas de boas práticas ao meio ambiente, proteção ambiental, medição de serviços e fornecedores, ou então, em outras situações apenas à gestão financeira do contrato, como contratos imobiliários, de venda e compra de mercadorias e serviços, de leasing, prestação de serviços, entre outros.

A automatização da gestão do ciclo de vida de contrato permite um controle mais eficiente de version amento de arquivos. Dessa forma, é possível ter acesso ao histórico dos pareceres emitidos por todos agentes que participam do processo, inclusive, no caso de haver uma análise simultânea do contrato por pessoas diferentes.

Mais uma vantagem é que todos os participantes dessa cadeia visualizam a mesma versão do documento, a partir de diferentes dispositivos, como tablets, computadores e smartphones.

Um artifício muito utilizado pelas empresas que administram os contratos de forma informatizada é a alternativa de se ter chancelas de vistas ao documento e de backlog sobre quem o aprovou, tanto tecnicamente, financeiramente e juridicamente. Assim, a empresa mantém o conhecimento de quem fez ou executou determinada ação. Isso deixa o processo mais transparente e adequado às novas políticas de gestão empresarial.

A adoção de uma ferramenta tecnológica pode gerar alertas para as áreas de negócio dentro da empresa. Com isso, as áreas podem ser lembradas de vencimentos de contrato, prazos de pagamento e necessidade de checagem para saber se o que foi acordado está sendo cumprido.

Um ponto importante a ser avaliado na implantação de um sistema de gestão de contratos é a forma que ele fornece seus relatórios, indicadores de performance. Somente dessa maneira a corporação consegue administrar os contratos de forma eficiente, estratégica e voltada a resultados. As análises se tornam mais fáceis e voltadas às mudanças de rota, troca de fornecedores, negociação e previsibilidade de custos e de ganhos ao longo do tempo.
Um dos maiores desafios na gestão de contrato é evitar o arquivamento individualizado, em computadores e e-mails. Além dos riscos de cada participante do processo nomear arquivos de maneiras diferentes, há ainda o desafio de manter todos os comentários e pareceres registrados que podem ser apagados acidentalmente.

Ao adotar uma solução especializada, esses riscos são reduzidos, alcançando mais transparência e qualidade na gestão documental, especialmente, num cenário de fluxo de centenas de minutas de contrato, que podem seguir de um lado para outro.

O ciclo de vida do contrato continua após a validação. Uma maneira de ser efetivo nesse momento é acompanhar a concretização dos dispositivos previstos no contrato (comparando o que foi acordado com o que foi realizado).

Isso pode ser feito também a partir de vistorias técnicas, inventários, notas fiscais e assim por diante. Desse modo, é possível atuar em providências de correção (em caso de desvio), por exemplo, ou mesmo promover alterações de cláusulas ou melhorias.

Essas recomendações têm reflexos diretos nos ganhos de performance do departamento jurídico e de contratos, uma vez que o sistema de gestão integrado auxilia em tarefas que podem tomar muito tempo, tirando dessas equipes a atenção necessária para a análise estratégica dos documentos.
Não perca mais tempo, informatize já sua área de contratos e verifique o quanto de tempo e recursos podem ser economizados e como a empresa se tornará mais eficiente aos olhos de seus clientes internos e externos.

Sobre o Grupo Benner

Presente no mercado de software de gestão empresarial no Brasil desde 1997, o Grupo Benner oferece soluções em software, serviços e BPO (Gestão de Processos Administrativos) que beneficiam a gestão corporativa dos seus clientes e proporcionam resultados efetivos aos seus negócios.

Posicionada entre os cinco principais players nacionais, a empresa foi pioneira em criar soluções especialistas nas verticais em que atua: Logística & Supply Chain, Turismo e toda a cadeia de Saúde – Operadoras e Hospitalar - com foco em tecnologia, gestão de sinistro, terceirização (processos e centrais de relacionamento) e serviço de orientação médica (nurse call).

O Grupo oferece também ERP para os segmentos de Comércio e Serviços,
além de soluções para as áreas Jurídica, Recursos Humanos e Gestão de Viagens. Todas comercializadas tanto no modelo tradicional, como em Cloud Computing e SaaS.

A empresa preza pela qualidade no atendimento próximo e personalizado, 100% baseado em SLA (níveis de serviço). Além disso, mantém constante inovação tecnológica nos seus produtos e serviços visando sempre atender às necessidades dos seus clientes.

Atualmente, são mais de 1.200 colaboradores que atuam nos dois centros de desenvolvimento de tecnologia e em escritórios localizados em São Paulo, Alphaville, Blumenau, Curitiba, Maringá e Rio de Janeiro, além de canais de venda nos principais polos econômicos nacionais. Em 2015, o Grupo Benner registrou um faturamento de R$ 220 milhões.

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Autor: Ivan Pires Junior é especialista em Governança Corporativa do Grupo Benner
Fonte: BrainStory Comunicação - www.brainstory.com.br