Software muda a rotina de empresas e aumenta produtividade de funcionários

A desmaterialização do papel e a busca por produtividade incentivam investimentos em tecnologia na área de serviços

O crescimento previsto de 12% do mercado de TI no Brasil em 2012, segundo IDC, ainda não favoreceu o aumento dos investimentos no campo por alguns setores da área de serviços de todo país. A existência de poucos dados para mensurar os retornos desse investimento é um dos motivos, ainda que o processo de desmaterialização do papel clame por um novo modelo de negócio. Em um período de digitalização massiva, estacionar no mesmo modelo pode significar perda de competitividade.
Investir em tecnologia pode resultar em vantagens como ganho de produtividade, posicionamento na web - em um momento em que a demanda por serviços online é maior -, quebra de barreiras geográficas para colaborações à distância e instrumentos de mobilidade, para agendamento de teleconferências e redes sociais corporativas, por exemplo. Um dos recursos já muito utilizado é o cloud computing, em que documentos são armazenados via “web”, sem ocupar espaço no computador nem depender do dispositivo físico para acesso a documentos, garantindo mais segurança em caso de perda de arquivos.

Monitoramento

Entre as soluções para ganho de produtividade, um recurso tecnológico inovador que ganha destaque é o Strigoi, software para monitoramento de equipes, desenvolvido pela TWT Info. A tecnologia permite monitorar quais são as atividades realizadas pelos funcionários, garantindo melhor planejamento da empresa em relação a rotinas mais produtivas, além de permitir que os gestores conheçam o tempo dispendido com cada projeto para que possam valorá-lo de forma justa. O monitoramento das equipes implica em um ganho claro de produtividade e favorece relação transparente entre funcionários e gestores, com a clareza das atividades realizadas.
Para se ter uma ideia, o produto já é utilizado com sucesso há mais de dois meses em 200 máquinas nos escritórios Marcelo Tostes Advogados de São Paulo e Belo Horizonte. De acordo com o sócio fundador do escritório, Marcelo Tostes, o resultado da implementação é maior que o esperado. “A ferramenta é importante para que possa controlar a utilidade do uso do computador pelo funcionário. Podemos mensurar 15 a 20% de ganho de produtividade nos últimos meses”, afirma. Para o diretor da TWT Info, Marco Flávio Neves, o Strigoi é útil como uma ferramenta que analisa a corporação como um todo e não o colaborador. “Ter uma ferramenta métrica resulta em uma política de mudança nas empresas. Ela é positiva porque testa políticas para ganho de produtividade e incentiva os funcionários”, afirma.

Riscos e problemas

A decisão de investir em tecnologia tende a ser vantajosa para toda a equipe, mas exige que os gestores adotem uma Política de Segurança da Informação. Ao contrário da crença comum, a internet não garante o anonimato nem tira a punibilidade das ações cometidas, o que significa que ela deve ser usada com muita responsabilidade. A adoção de uma Política de Segurança alinhada com o perfil da empresa é uma forma de prevenir acidentes quanto a vazamento de informações, perda de controle sobre as atividades exercidas pelos profissionais ou armazenamento de informações ilícitas.
De acordo com o advogado Alexandre Atheniense, especialista em Internet Law e Propriedade Intelectual pela Harvard Law School, as empresas que já utilizam recursos tecnológicos, em geral, ainda não amadureceram como deveriam para se atentarem a importância de criar uma politica efetiva de segurança da informação. “A política ideal é ter um software para coletar informações e regras de proteção e monitoramento que propiciem dados para subsidiar a tomada de decisões pelo gestor. É preciso adotar normas internas que expressem valores éticos das empresas e estabeleçam limites na utilização de tecnologia por parte dos colaboradores, com as respectivas penalidades em caso de violações, além de capacitar os envolvidos para que tenham clareza da política implantada”, explica.

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Fonte: Tinno Comunicação para Tecnologia e Inovação