Como Enviar E-Mail Corporativo?

Algumas “regras” básicas para padronizar as correspondências e envio de e-mails corporativos


Cabeçalho dos e-mails


“Para”,  “Cc” (Com cópia) e “Cco (Com cópia oculta)


Ao enviar um e-mail para mais de uma pessoa, fique atento para saber se todos podem conhecer a lista de quem estará recebendo a comunicação.

Atenção, você não tem o direito de divulgar o endereço eletrônico de ninguém, portanto, use sempre que possível o cabeçalho com “Cco” (Com cópia oculta).

Assunto:


O assunto deverá ter no máximo 3 palavras e servirá como titulo ou resumo do conteúdo.  Podemos também usar uma palavra que desperte interesse.

Ex.
- “Convocação para reunião de metas”
- “Regras para envio de e-mail”
- “Informações de faturamento março”
- “Tabela de preços e prazos”

Conteúdo:


Para podermos fixar nossa imagem, nossas correspondências deverão seguir alguns padrões:

- Padronize texto / estilo das correspondências (com adaptações)
- Facilite a leitura utilizando marcadores e listas
- Quebre o texto em pequenos blocos
- Prefira frases curtas
- Utilize fontes padrão (“Arial” por exemplo)
- Não use emoticons ou piadas
- Use o corretor ortográfico e um dicionário de sinônimos
- Mantenha-o sucinto e cordial e não permita que as discussões por e-mail se - prolonguem por uma eternidade
- Decodifique suas mensagens o máximo possível. Diga exatamente como você quer que as coisas aconteçam
- Evite ser austero, crítico e ofensivo, pois os resultados podem ser negativos, deixe para as reuniões presenciais
- Encoraje as pessoas a responderem usando perguntas. Isso equivale a deixar a porta do seu escritório aberta.

Nossos produtos e serviços precisam ter qualidade e beleza. Nossa correspondência também deverá ter qualidade, beleza, conteúdo e personalidade.

Use português simples e objetivo, informações corretas (confirmadas) e livres de erros de ortografia e gramática.


Assinatura do final da correspondência comercial


Assine com as informações do seu cartão de visitas.  Tenha sua assinatura padronizada na configuração do programa que você usa para envio de e-mails.

- Seu nome
- Nome da empresa (ou logomarca)
- Telefone
- Fax
- Endereço eletrônico
- Endereço completo

Resposta de e-mail


Todo e qualquer e-mail comercial, pode e deve ser respondido imediatamente ao recebimento.  Se não for possível, responda no mesmo dia, ainda que seja feito a noite, para que esteja disponível na primeira hora do dia seguinte.

Caso não tenha ainda as informações solicitadas em um determinado e-mail, mostre-se atento enviando uma breve mensagem, algo como:

Prezado Fulano,  Com relação a sua solicitação, estou  tomando as providências necessárias e retornarei o mais breve possível.
Atenciosamente  (Assinatura)


Atenção: Não use resposta automática.


Ao responder um e-mail ou redirecioná-lo:

• - Apague todo o conteúdo anterior (outras fases da “conversa”)
• - Apague também os endereços eletrônicos das "conversas" anteriores

Deixar acidentalmente outras fases da “conversa” anexadas, pode prejudicar as outras pessoas e demonstrar falta de cuidado e postura ética com o próximo.


Padronização


Vale lembrar que devemos ter tudo padronizado, para ganharmos tempo e eficiência.

• - Modelo de respostas aos clientes com reclamações
• - Modelo de respostas aos clientes solicitando informações
• - Agradecimentos
• - Informações
• - Etc

Autor: Marcos Frauches é palestrante e consultor de Marketing para clientes de diversas áreas (indústria, serviços, produtos e prefeituras.) Desenvolve trabalho de coordenação e direcionamento estratégico e implanta conceitos de marketing e posicionamento de mercado.
Fonte: http://www.artigonal.com/gestao-artigos/como-enviar-e-mail-corporativo-1877346.html